Det er vigtigt for organisationer at etablere en klar klagebehandlingsprocedure for at løse eventuelle problemer i forbindelse med behandling af personoplysninger. Denne procedure bør omfatte følgende trin:
Bekræft modtagelse:
Når der modtages en klage, bør organisationen omgående bekræfte modtagelsen af klagen og informere den registrerede om de næste trin i klagebehandlingsprocessen.
Foreløbig analyse:
Organisationen bør foretage en foreløbig analyse for at indsamle så mange oplysninger som muligt og etablere alle relevante fakta grundigt, retfærdigt og præcist. Om nødvendigt bør organisationen bede den registrerede om flere oplysninger og kontrollere detaljerne i klagen i forhold til de oplysninger, de har. Jo bedre organisationen forstår problemet, jo bedre position vil de være i til at løse det.
Opdater dataemnet:
Organisationen bør holde den registrerede informeret om forløbet af klagebehandlingsprocessen, herunder eventuelle beslutninger, der er truffet, og eventuelle handlinger, der er truffet.
Optag i klagestyringssystem:
Det er vigtigt for organisationen at registrere alle modtagne klager, de foranstaltninger, der er truffet, og de beslutninger, der er truffet i et klagestyringssystem. Dette vil hjælpe organisationen med at overvåge effektiviteten af deres klagehåndteringsproces, identificere eventuelle tendenser eller tilbagevendende problemer og demonstrere deres overholdelse af GDPR-reglerne over for tilsynsmyndighederne, hvis det er nødvendigt.
At have en klar og effektiv klagebehandlingsprocedure på plads er afgørende for, at organisationer kan håndtere klager i forbindelse med behandling af personoplysninger effektivt. Ved at følge trinene beskrevet ovenfor og sikre, at de har et robust klagehåndteringssystem på plads, kan organisationer demonstrere deres forpligtelse til at beskytte privatlivets fred for personlige data og overholde GDPR-reglerne.