Administrering av GDPR-samtykker kan være en kompleks og tidkrevende prosess, spesielt for organisasjoner som samler inn og behandler store mengder personopplysninger. Heldigvis er det flere verktøy tilgjengelig for å hjelpe organisasjoner med å administrere deres GDPR-samtykke effektivt. I dette innlegget vil vi utforske funksjonene som et GDPR-samtykkestyringsverktøy bør ha og hvordan det kan hjelpe organisasjoner med å overholde GDPR-regelverket.
Opprette et samtykke
En av de vesentlige funksjonene til et GDPR-samtykkeadministrasjonsverktøy er muligheten til å opprette og registrere et samtykke. Verktøyet skal gjøre det mulig for organisasjoner å enkelt lage og tilpasse samtykkeskjemaer for å passe deres spesifikke krav. Samtykkeskjemaene skal være klare og enkle å forstå, og de bør inneholde all nødvendig informasjon om datainnsamlings- og behandlingsaktivitetene. Verktøyet skal også registrere datoen og klokkeslettet da samtykket ble innhentet, versjonen av samtykkeskjemaet og andre relevante detaljer.
Oppdatering av et samtykke
En annen viktig funksjon i et GDPR-samtykkestyringsverktøy er muligheten til å oppdatere et samtykke. Hvis en organisasjon endrer sine datainnsamlings- eller behandlingsaktiviteter eller formålet med databruken, må den innhente nytt samtykke fra de registrerte. Samtykkestyringsverktøyet skal gjøre det mulig for organisasjoner å enkelt opprette og oppdatere samtykkeskjemaer, informere de registrerte om endringene og registrere det oppdaterte samtykket.
Gi samtykkeoppdateringskontroll til den registrerte
I henhold til GDPR har registrerte rett til å trekke tilbake samtykket sitt når som helst. Derfor bør et GDPR-samtykkestyringsverktøy gi de registrerte kontroll over deres samtykkeoppdateringer. Verktøyet skal gjøre det mulig for registrerte å få tilgang til og oppdatere deres samtykkepreferanser, inkludert å trekke tilbake samtykket hvis de ønsker å gjøre det.
Viser samtykkehåndteringen til Datatilsynet
Hvis behovet oppstår, må en organisasjon kunne demonstrere overfor datatilsynet i EUs medlemsland at den overholder GDPR-regelverket. Derfor bør et GDPR-samtykkestyringsverktøy tillate organisasjoner å generere og eksportere rapporter som gir en detaljert oversikt over samtykkehåndteringsaktivitetene. Disse rapportene bør inneholde informasjon som antall innhentede samtykker, dato og klokkeslett for samtykket, formålet med datainnsamlingen og behandlingen, og eventuelle oppdateringer eller tilbaketrekking av samtykke.
Avslutningsvis er et GDPR-samtykkestyringsverktøy et viktig verktøy for organisasjoner som samler inn og behandler personopplysninger. Den bør inkludere funksjoner som å opprette og oppdatere samtykker, gi kontroll med samtykkeoppdateringer til de registrerte og levere rapporter som kan vises til datatilsynet i EU-medlemsstaten. Ved å bruke et GDPR-samtykkestyringsverktøy kan organisasjoner sikre at de overholder GDPR-regelverket og beskytter personvernet til enkeltpersoners personopplysninger.