Es importante que las organizaciones establezcan un procedimiento claro de manejo de quejas para abordar cualquier problema relacionado con el procesamiento de datos personales. Este procedimiento debe comprender los siguientes pasos:
Acuse de recibo:
Cuando se recibe una queja, la organización debe acusar recibo de la queja de inmediato e informar al interesado de los próximos pasos en el proceso de manejo de quejas.
Análisis preliminar:
La organización debe realizar un análisis preliminar para recopilar la mayor cantidad de información posible y establecer todos los hechos relevantes de manera completa, justa y precisa. Si es necesario, la organización debe solicitar más información al interesado y verificar los detalles de la queja con la información que posee. Cuanto mejor comprenda la organización el problema, en mejor posición estará para resolverlo.
Actualizar el asunto de los datos:
La organización debe mantener informado al sujeto de los datos sobre el progreso del proceso de manejo de quejas, incluidas las decisiones tomadas y las acciones tomadas.
Registro en Sistema de Gestión de Quejas:
Es importante que la organización registre todas las quejas recibidas, las acciones tomadas y las decisiones tomadas en un sistema de gestión de quejas. Esto ayudará a la organización a monitorear la efectividad de su proceso de gestión de quejas, identificar tendencias o problemas recurrentes y demostrar su cumplimiento con las regulaciones de GDPR a las autoridades supervisoras si es necesario.
Tener un procedimiento claro y efectivo de manejo de quejas es esencial para que las organizaciones gestionen las quejas relacionadas con el procesamiento de datos personales de manera efectiva. Al seguir los pasos descritos anteriormente y asegurarse de contar con un sólido sistema de gestión de quejas, las organizaciones pueden demostrar su compromiso con la protección de la privacidad de los datos personales y el cumplimiento de las regulaciones de GDPR.