Organizācijām ir svarīgi izveidot skaidru sūdzību izskatīšanas kārtību, lai risinātu visus ar personas datu apstrādi saistītos jautājumus. Šai procedūrai jāietver šādas darbības:
Apstiprināt kvīti:
Saņemot sūdzību, organizācijai nekavējoties jāapstiprina sūdzības saņemšana un jāinformē datu subjekts par sūdzību izskatīšanas procesa turpmākajām darbībām.
Iepriekšējā analīze:
Organizācijai ir jāveic iepriekšēja analīze, lai savāktu pēc iespējas vairāk informācijas un rūpīgi, godīgi un precīzi noteiktu visus attiecīgos faktus. Ja nepieciešams, organizācijai jālūdz datu subjektam papildu informācija un jāpārbauda sūdzības detaļas, salīdzinot ar informāciju, kas ir viņu rīcībā. Jo labāk organizācija izprot problēmu, jo labāk tā būs tās risināšanā.
Atjauniniet datu subjektu:
Organizācijai būtu jāinformē datu subjekts par sūdzību izskatīšanas procesa gaitu, tostarp par visiem pieņemtajiem lēmumiem un veiktajām darbībām.
Ieraksts sūdzību pārvaldības sistēmā:
Organizācijai ir svarīgi visas saņemtās sūdzības, veiktās darbības un pieņemtos lēmumus fiksēt sūdzību vadības sistēmā. Tas palīdzēs organizācijai pārraudzīt sūdzību pārvaldības procesa efektivitāti, identificēt tendences vai atkārtotas problēmas un, ja nepieciešams, uzraudzības iestādēm parādīt savu atbilstību GDPR noteikumiem.
Lai organizācijas varētu efektīvi pārvaldīt sūdzības, kas saistītas ar personas datu apstrādi, ir ieviesta skaidra un efektīva sūdzību izskatīšanas procedūra. Veicot iepriekš norādītās darbības un nodrošinot, ka tām ir stabila sūdzību pārvaldības sistēma, organizācijas var apliecināt savu apņemšanos aizsargāt personas datu privātumu un ievērot GDPR noteikumus.