Det er viktig for organisasjoner å etablere en klar klagebehandlingsprosedyre for å løse eventuelle problemer knyttet til behandling av personopplysninger. Denne prosedyren bør omfatte følgende trinn:
Bekreft mottak:
Når en klage mottas, bør organisasjonen bekrefte mottak av klagen umiddelbart og informere den registrerte om de neste trinnene i klagebehandlingsprosessen.
Foreløpig analyse:
Organisasjonen bør gjennomføre en foreløpig analyse for å samle så mye informasjon som mulig og etablere alle relevante fakta grundig, rettferdig og nøyaktig. Om nødvendig bør organisasjonen be den registrerte om mer informasjon og kontrollere detaljene i klagen mot informasjonen de har. Jo bedre organisasjonen forstår problemet, jo bedre posisjon vil de være i for å løse det.
Oppdater dataemnet:
Organisasjonen bør holde den registrerte informert om fremdriften i klagebehandlingsprosessen, inkludert eventuelle beslutninger og handlinger som er tatt.
Registrer i klagebehandlingssystem:
Det er viktig for organisasjonen å registrere alle mottatte klager, handlinger som er iverksatt og beslutninger som er tatt i et klagebehandlingssystem. Dette vil hjelpe organisasjonen med å overvåke effektiviteten av deres klagebehandlingsprosess, identifisere eventuelle trender eller tilbakevendende problemer, og demonstrere deres samsvar med GDPR-regelverket til tilsynsmyndighetene om nødvendig.
Å ha en klar og effektiv klagebehandlingsprosedyre på plass er avgjørende for at organisasjoner skal håndtere klager knyttet til behandling av personopplysninger effektivt. Ved å følge trinnene som er skissert ovenfor og sikre at de har et robust klagebehandlingssystem på plass, kan organisasjoner demonstrere sin forpliktelse til å beskytte personvernet til personopplysninger og overholde GDPR-regelverket.