Zarządzanie zgodami RODO może być złożonym i czasochłonnym procesem, szczególnie w przypadku organizacji, które gromadzą i przetwarzają duże ilości danych osobowych. Na szczęście dostępnych jest kilka narzędzi, które pomagają organizacjom skutecznie zarządzać zgodami RODO. W tym poście przyjrzymy się, jakie funkcje powinno mieć narzędzie do zarządzania zgodami RODO i jak może pomóc organizacjom w przestrzeganiu przepisów RODO.
Tworzenie zgody
Jedną z podstawowych cech narzędzia do zarządzania zgodami RODO jest możliwość tworzenia i rejestrowania zgody. Narzędzie powinno umożliwiać organizacjom łatwe tworzenie i dostosowywanie formularzy zgody do ich konkretnych wymagań. Formularze zgody powinny być jasne i łatwe do zrozumienia oraz powinny zawierać wszystkie niezbędne informacje o czynnościach związanych z gromadzeniem i przetwarzaniem danych. Narzędzie powinno również rejestrować datę i godzinę uzyskania zgody, wersję formularza zgody oraz wszelkie inne istotne szczegóły.
Aktualizacja zgody
Kolejną ważną cechą narzędzia do zarządzania zgodami RODO jest możliwość aktualizacji zgody. Jeśli organizacja zmieni swoje działania związane z gromadzeniem lub przetwarzaniem danych lub cel wykorzystania danych, musi uzyskać nową zgodę osób, których dane dotyczą. Narzędzie do zarządzania zgodami powinno umożliwiać organizacjom łatwe tworzenie i aktualizowanie formularzy zgody, informowanie osób, których dane dotyczą, o zmianach oraz rejestrowanie zaktualizowanej zgody.
Udzielanie kontroli aktualizacji zgody osobie, której dane dotyczą
Zgodnie z RODO osoby, których dane dotyczą, mają prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie. W związku z tym narzędzie do zarządzania zgodami RODO powinno dawać osobom, których dane dotyczą, kontrolę nad aktualizacją ich zgody. Narzędzie powinno umożliwiać osobom, których dane dotyczą, dostęp do ich preferencji w zakresie zgody i ich aktualizację, w tym wycofanie zgody, jeśli sobie tego życzą.
Wyświetlanie zarządzania zgodami organowi ochrony danych
Jeśli zajdzie taka potrzeba, organizacja musi być w stanie wykazać Urzędowi Ochrony Danych w państwie członkowskim UE, że przestrzega przepisów RODO. Dlatego narzędzie do zarządzania zgodami RODO powinno umożliwiać organizacjom generowanie i eksportowanie raportów zawierających szczegółowy przegląd działań związanych z zarządzaniem zgodami. Sprawozdania te powinny zawierać informacje takie jak liczba uzyskanych zgód, data i godzina wyrażenia zgody, cel gromadzenia i przetwarzania danych oraz wszelkie aktualizacje lub wycofania zgody.
Podsumowując, narzędzie do zarządzania zgodami RODO jest niezbędnym narzędziem dla organizacji, które zbierają i przetwarzają dane osobowe. Powinien zawierać funkcje takie jak tworzenie i aktualizowanie zgód, zapewnianie kontroli nad aktualizacją zgód osobom, których dane dotyczą, oraz dostarczanie raportów, które można przedstawić organowi ochrony danych w państwie członkowskim UE. Korzystając z narzędzia do zarządzania zgodą RODO, organizacje mogą upewnić się, że przestrzegają przepisów RODO i chronią prywatność danych osobowych osób fizycznych.