Die Verwaltung von DSGVO-Einwilligungen kann ein komplexer und zeitaufwändiger Prozess sein, insbesondere für Unternehmen, die große Mengen personenbezogener Daten erfassen und verarbeiten. Glücklicherweise gibt es mehrere Tools, mit denen Unternehmen ihre DSGVO-Zustimmungen effektiv verwalten können. In diesem Beitrag werden wir die Funktionen untersuchen, die ein DSGVO-Consent-Management-Tool haben sollte, und wie es Unternehmen dabei helfen kann, die DSGVO-Vorschriften einzuhalten.
Erstellen einer Einwilligung
Eines der wesentlichen Merkmale eines DSGVO-Consent-Management-Tools ist die Möglichkeit, eine Einwilligung zu erstellen und aufzuzeichnen. Das Tool soll es Organisationen ermöglichen, Einverständniserklärungen einfach zu erstellen und an ihre spezifischen Anforderungen anzupassen. Die Einwilligungsformulare sollten klar und leicht verständlich sein und alle notwendigen Informationen über die Datenerhebung und -verarbeitung enthalten. Das Tool sollte auch das Datum und die Uhrzeit des Einholens der Einwilligung, die Version des Einwilligungsformulars und alle anderen relevanten Details aufzeichnen.
Aktualisieren einer Einwilligung
Ein weiteres wichtiges Merkmal eines GDPR Consent Management Tools ist die Möglichkeit, eine Einwilligung zu aktualisieren. Wenn eine Organisation ihre Datenerhebungs- oder -verarbeitungsaktivitäten oder den Zweck der Datennutzung ändert, muss sie eine neue Zustimmung der betroffenen Personen einholen. Das Einwilligungsmanagement-Tool sollte es Organisationen ermöglichen, Einwilligungsformulare einfach zu erstellen und zu aktualisieren, die betroffenen Personen über die Änderungen zu informieren und die aktualisierte Einwilligung aufzuzeichnen.
Erteilung der Zustimmung zur Aktualisierungskontrolle an die betroffene Person
Gemäß der DSGVO haben betroffene Personen das Recht, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Daher sollte ein DSGVO-Consent-Management-Tool den betroffenen Personen die Kontrolle über ihre Einwilligungsaktualisierungen geben. Das Tool sollte es betroffenen Personen ermöglichen, auf ihre Einwilligungspräferenzen zuzugreifen und diese zu aktualisieren, einschließlich des Widerrufs ihrer Einwilligung, wenn sie dies wünschen.
Anzeige des Einwilligungsmanagements gegenüber der Datenschutzbehörde
Bei Bedarf muss eine Organisation gegenüber der Datenschutzbehörde des EU-Mitgliedstaates nachweisen können, dass sie die DSGVO-Vorschriften einhält. Daher sollte ein DSGVO-Consent-Management-Tool es Organisationen ermöglichen, Berichte zu erstellen und zu exportieren, die einen detaillierten Überblick über die Consent-Management-Aktivitäten bieten. Diese Berichte sollten Informationen wie die Anzahl der erhaltenen Einwilligungen, Datum und Uhrzeit der Einwilligung, den Zweck der Datenerhebung und -verarbeitung sowie alle Aktualisierungen oder Widerrufe der Einwilligung enthalten.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein DSGVO-Consent-Management-Tool ein unverzichtbares Tool für Organisationen ist, die personenbezogene Daten sammeln und verarbeiten. Es sollte Funktionen wie das Erstellen und Aktualisieren von Einwilligungen, die Kontrolle über die Aktualisierung der Einwilligung an die betroffenen Personen und das Bereitstellen von Berichten umfassen, die der Datenschutzbehörde des EU-Mitgliedstaats vorgelegt werden können. Durch die Verwendung eines DSGVO-Consent-Management-Tools können Unternehmen sicherstellen, dass sie die DSGVO-Vorschriften einhalten und die Privatsphäre der personenbezogenen Daten von Einzelpersonen schützen.